personalakte

Die Cloud basierte digitale Personalakte für Ihre individuellen Arbeitsprozesse

Mit unserer EDIB® Akte als digitale Personalakte schaffen Sie eine zukunftsorientierte Infrastruktur für die Personalarbeit in Ihrem Unternehmen. Wir unterstützen Sie standortübergreifend, legen dabei sehr viel Wert auf Übersichtlichkeit und eine intuitive Benutzerführung, die auch mehrsprachig möglich ist. Schließlich gibt es gerade in der Personalarbeit auch viele Gelegenheitsnutzer, die für die Personalprozesse unentbehrlich sind. Mit unserer intelligenten Software rückt nicht die Verwaltung, sondern die Gestaltung in den Mittelpunkt Ihrer täglichen Personalarbeit.

Und natürlich arbeitet unsere digitale Personalakte mit allen gängigen Personalsystemen zusammen, egal ob Sie SAP, LOGA, PAISY, DATEV, fidelis.Personal oder eine andere Software im Einsatz haben.

Die Funktionen unserer digitalen Personalakte

Personaldaten sind sensibel und verdienen größtmögliche Sicherheit. Dies unterstützen wir durch mehrere sich überlagernde Datenschutzmaßnahmen innerhalb unseres Systems, Datenübertragung mit modernsten Verschlüsselungsverfahren und ein flexibles Berechtigungskonzept. Sie können jederzeit neue Benutzer anlegen und verschiedene Berechtigungszeiträume einräumen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Berechtigung nur für eine oder alle Akten gewährt wird. Die Auswahl lässt sich bis auf kleinste Faktoren, wie ein Register oder die Dokumentenart bestimmen. Unsere digitale Personalakte ist:

  • Ablage

    Legen sie Dokumente in der Akte ab

    Vielfältige Methoden zur Ablage von Dokumenten – direkter Upload, drag & drop, EDIB® Import oder unser EDIB® Digitaler Posteingang lassen keine Wünsche offen.

    Dabei kann das Ausgangsformat vielfältig sein, ob .docx, .tif, .png oder .pdf – um nur einige zu nennen – die Dokumente werden immer in ein einheitliches gängiges Format umgewandelt.

  • Berechtigungen

    Wer darf was?

    Mit unserer EDIB® Akte legen sie detailliert fest, wer auf welche Akte Zugriff bekommt, welche Dokumente der User in der Akte sehen darf und welche Funktionen er durchführen kann – zum Beispiel ablegen, drucken oder löschen.

    Und natürlich werden sämtliche Zugriffe protokolliert und können stets nachvollzogen werden.

  • Bearbeitung

    Arbeiten mit der digitalen Personakte

    Wiedervorlagen, schnelle Notizen wie ein PostIt oder vorgemerkte Löschungen – all das ist mit unserer Akte problemlos möglich. Und beim Erreichen eines Termin erhält der zuständige Mitarbeiter eine Erinnerung per E-Mail um wirklich nichts zu vergessen.

  • Zugriffe

    Temporäre Zugriffe wenn nötig

    Ein Mitarbeiter möchte Einsicht in seine Akte nehmen, ein Vorgesetzter benötigt einen temporären Zugriff auf einen Mitarbeiter oder der Steuerprüfer will einzelne Akten sehen. Mit wenigen Klicks schalten sie temporäre User frei und er sieht wirklich nur die Daten, die er auch sehen darf.

  • Schnittstellen

    Ihr HR-System findet Anschluss

    Egal, welches HR-System – wir benötigen für den Betrieb unserer EDIB Akte nur die Stammdaten aus ihrem HR-System. Diese lesen wir laufend ein, so dass die Akte stets aktuell ist und sie ihre Personaldaten nach wie vor nur an einem Ort pflegen müssen.

    Für Systeme wie SAP, Success Factors oder fidelis.Personal bieten wir tiefe Integrationen für einen direkten Aufruf der Akte. Aber auch LOGA, DATEV und andere sind für uns kein Fremdwort.

  • Löschfristen

    Löschen von Dokumenten

    Bis auf die einzelne Dokumentenart können sie festlegen, ob Dokumente nach einem gewissen Zeitraum gelöscht werden sollen. Dabei definieren sie verschiedene Kriterien und Fristen für die Löschung. Berechtige User können Dokumente individuell löschen oder ein Löschdatum vormerken.

  • Individuelle Strukturen

    Es ist ihre Personalakte

    Die Struktur ihrer digitalen Personalakte legen Sie fest, denn es soll ihre individuelle Personalakte sein. Dabei sind Anzahl und Benennung der Register und Dokumentenarten frei definierbar. Natürlich beraten wir Sie bei der optimalen Gestaltung dieser Strukturen, denn wir können aus unserer Erfahrung den ein oder anderen Tipp geben.

  • Umfangreiche Suchfunktionen

    Finden sie genau das Dokument, das sie suchen

    Suchen sie Dokumente über die Aktenstruktur, nutzen sie umfangreiche Suchfunktionen über Stammdaten und / oder Aktendaten. Und wenn sie einmal ein Dokument gar nicht finden, können sie über die Volltextsuche innerhalb einer Akte oder aktenübergreifend suchen. Sämtliche Suchkriterien lassen sich individuell kombinieren.

  • Vorschau

    Thumbnail-Vorschau der Akte

    Die einzelnen Dokumente sehen sie in einer übersichtlichen Thumbnail-Vorschau. Ein Klick und das Dokument erscheint in voller Größe zum durchblättern.

Zusatztools für eine effiziente Nutzung

EDIB® Import

Viele Dokumente für die Personalakte erstellen sie mittlerweile bereits elektronisch. Unser EDIB® Import ermöglicht es ihnen, Seriendokumente automatisch in der Akte abzulegen. Dabei kann unser EDIB® Import Massendateien vereinzeln oder Dokumente anhand unterschiedlichster Kriterien erkennen – über Dateinamen, QR-Codes, OCR-Erkennung, Steuerdateien usw.

EDIB® Digitaler Posteingang

Aber auch für Papierdokumente haben wir eine optimale Lösung. Unsere EDIB® Digitaler Posteingang erleichtert Ihnen die Digitalisierung von Papierdokumenten für die laufende Ablage. Scannen Sie alles in einem Stapel ein und erledigen Sie die Sortierung und Zuordnung einfach am Bildschirm. Ohne komplizierte QR-Codes, Aufkleber oder vorherige Aufteilung in einzelne Dateien und ohne Software, die sie bei sich installieren müssen. Die Bearbeitung kann dabei in verschiedenen Teams erfolgen und auf Wunsch auch über ein 4-Augen-Prinzip abgesichert werden.

EDIB® Meine Akte

Geben Sie ihren Mitarbeitern einen ständigen Zugriff auf bestimmte Dokumente der Personalakte. So können Sie zum Beispiel monatlich die Gehaltsabrechnung über EDIB® Import einlesen und  ihren Mitarbeitern automatisch online zur Verfügung stellen oder sie schalten dem Mitarbeiter einzelne Dokumente mit wenigen Klicks frei.

Die Mitarbeiter benötigen nur einen Webbrowser oder nutzen unsere EDIB® App.

Warum ist unsere Personalsoftware für Ihr Unternehmen so wichtig?

Mit unserer langjährigen Praxiserfahrung und unserem vielfach erprobten Produkt bieten wir Ihnen alle Erfolgschancen bei geringstmöglichem Risiko. Denn wir wissen, was wir tun. Klare Projektstrukturen mit der Erfahrung aus vielen hundert Projekten, direkte Ansprechpartner während der gesamten Einführungsphase, persönlicher Service im laufenden Betrieb und eine Software, die ohne langwierige Schulungen auskommt.

Einfach einfach!

Einfach

Sie erhalten unsere EDIB® Akte individuell für Sie konfiguriert

Wir spielen Ihre Stammdaten aus dem führenden HR-System direkt in Ihre digitale Personalakte

Das System protokolliert automatisch alle Vorgänge in der digitalen Personalakte für Sie

Mit unserer integrierten Volltext-Suche finden Sie gewünschte Personaldokumente schnell innerhalb einer Akte und übergreifend

Flexibel

Schieben Sie Dokumente von Ihrem Desktop oder aus MS-Outlook direkt per drag & drop in die gewünschte Akte

Unser EDIB® Digitaler Posteingang unterstützt Ihre Arbeitsprozesse bei der Digitalisierung von Papierdokumenten

Alle Dokumente werden in der Akte OCR erkannt zur späteren Volltext-Suche

Individuell

Jeder User kann das für ihn passende Menü oder Layout anpassen

Wählen Sie zwischen unterschiedlichen Aktendarstellungen und finden Sie die Variante, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt

Mit EDIB® Meine Akte erhält jeder Mitarbeiter hat permanenten Zugriff auf sein eigenes Register, beispielsweise zur Ablage von Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen

Wie setzen wir unsere digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen um?

Cloud Lösung

Wir bieten Ihnen unsere Personalverwaltungs-Software als praktische SaaS oder Private Cloud-Lösung an, wodurch Sie von jedem gewünschten Ort aus flexibel auf Ihre gewohnte Software zugreifen können.

Datenschutz

Durch unser vielfach zertifiziertes Hosting in Deutschland profitieren Sie von einem erhöhten Maß an Datensicherheit. Die Speicherung und Aufbewahrung der sensiblen Personaldaten erfüllen die strengen Datenschutz-Anforderungen in Deutschland.

Intuitive Benutzerführung

Jeder Mitarbeiter kann sofort ohne umfangreiche Schulung mit unserer digitalen Personalakte arbeiten, da die Benutzeroberfläche selbsterklärend ist. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie stattdessen in die gestalterischen Prozesse Ihrer Personalarbeit investieren können.

Wenn Sie noch Fragen oder Wünsche zu unseren Tools haben, können Sie uns sehr gerne telefonisch unter +49 30 31 99 03-0, per WhatsApp oder über unser Kontaktformular erreichen.

Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen, eine Web-Präsentation oder ein Gespräch.

Wir freuen uns auf Sie!