Seit mehrere Wochen ist das Home Office plötzlich zu dem wesentlichen Faktor geworden, der das Überleben von Unternehmen absichert. Tausende Mitarbeiter haben ihren Schreibtisch im Büro geräumt und starteten das neue Abenteuer Home Office. Doch nicht alle waren im Vorfeld dafür gerüstet.

Stolpersteine

Für einen erfolgreichen Start des Home Office mussten viele Themen schnell geklärt werden. Zum einen die “weichen” Faktoren, wie zum Beispiel die Organisation von Mitarbeitergesprächen, die Abwicklung von Teammeetings und nicht wenig Führungskräfte mussten sich plötzlich mit dem Thema “Führung auf Distanz” auseinander setzen.

Doch es gab auch eine Vielzahl von “technischen” Themen, die geklärt werden mussten. Hat jeder Mitarbeiter einen Laptop oder ein Mobiltelefon, gibt es die entsprechenden Möglichkeiten, den Datenschutz zu Hause zu gewährleisten oder ist der Zugriff aufs Firmennetzwerk von außen überhaupt für jeden möglich? Nicht wenig Firmen haben auf die Schnelle massenweise Laptops und Mobiltelefone organisiert und für die Mitarbeiter eingerichtet, um die technischen Voraussetzungen zu gewährleisten.

Herausforderungen für die Personalarbeit

Mit der technischen Ausrüstung allein ist es aber nicht getan. Nun geht es darum, den täglichen Arbeitsprozess zu organisieren und jetzt sind viele Personaler an prozessuale Grenzen gestoßen. Denn es gibt kaum einen Arbeitsprozess, bei dem Unterlagen aus der Personalakte benötigt werden oder Anträge und Genehmigungen erforderlich sind. Sind nun alle Unterlagen und Prozesse nach wie vor papiergestützt, wird es schwierig, seine Arbeit vom Home Office aus zu erledigen. Egal ob es um eine einfache Bescheinigung geht, die Betriebsratsmeldung oder der Prozess einer Versetzung mit Antrag, Genehmigung, Dokument, Ablage und Eingabe im HR-System. Es wird immer die Personalakte benötigt, Dokumente müssen erstellt und Unterschriften eingeholt werden.

Die Lösung

Mit digitalen Werkzeugen wie einer digitalen Personalakte oder digital unterstützten Workflows wird das Home Office zum Kinderspiel. Denn egal, wo sich ihr Mitarbeiter befindet, er hat jederzeit Zugriff auf die wesentlichen Unterlagen und kann die erforderlichen Genehmigungen einholen, Dokumente erstellen oder die Ablage von zu Hause aus erledigen.

Und genau hier unterstützen wir als BEGIS mit unseren Produkten und Dienstleistungen die Personalprozesse unserer Kunden. Ob mit unseren Scanservices, der digitalen Personalakte oder unseren digitalen Workflows wird die Arbeit im Home Office genau so effizient wie im klassischen Büro. Und mit unseren Kommunikationstools können Sie schnell und direkt Ihre Mitarbeiter informieren oder online kommunizieren. Und wir sind sicher, dass auch nach der derzeitigen Krise viele Mitarbeiter weiterhin im Home Office arbeiten werden.

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