Whitepaper: Die digitale Personalakte

Gerade die Personalarbeit ist von vielen administrativen Prozessen geprägt. Diese Prozesse sind in der Regel Papier gebunden und daher in der täglichen Abwicklung nur mit hohem manuellen Aufwand zu bewältigen. Nachdem der manuelle Prozess erledigt ist, bleibt immer noch das eigentliche Dokument übrig. Diese Dokumente können aber nach Abschluss nicht einfach vernichtet werden, sondern müssen nach gesetzlichen Regeln aufbewahrt werden.

Die Dokumente, die einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet werden können, wurden in der Vergangenheit immer in der Personalakte abgelegt. Es gibt wohl kaum eine Personalabteilung, die nicht Schränke oder sogar Keller voller Akten besitzt. Doch gerade diese Papierakten beinhalten mehrere Probleme in der täglichen Arbeit. Zum einen verbringen wir sehr viel Zeit damit, Dokumente in die entsprechenden Akten abzulegen und einzusortieren. Auch ist das Suchen von Dokumenten mit einem sehr hohen manuellen Aufwand verbunden. Überhaupt nicht mehr auffindbar sind in der Regel Dokumente, die einmal aus Versehen falsch abgelegt wurden.

Ein weiteres Thema bei der Behandlung von Papierakten ist die Sicherheit, denn nicht immer werden bei der Behandlung von Papierdokumenten die entsprechenden Sicherheitsvorschriften erfüllt. Da liegen Personalakten in einfachen nicht abschließbaren Schränken, da ist mal das Büro der Personalabteilung nicht abgesperrt und jeder hat Zugang, oder ein Sachbearbeiter hat eine offene Personalakte auf seinem Schreibtisch liegen und vergisst, diese bei Besuch wegzunehmen.

Sie sehen also, die Arbeit mit Papier Dokumenten ist weder effizient noch zu 100% sicher.